La documentación sobre la infraestructura de TI es un valioso recurso para cualquier organización, pero este pasa a ser un «punto débil» debido al poco control y a la ausencia de sistematización. Lleva mucho tiempo y esfuerzo crear un informe documental organizado. Si no hay personal encargado de la gestión documental, es cuestión de tiempo que aparezca un gran número de problemas no deseados para la empresa.

Si hay necesidad de realizar una auditoría de la infraestructura informática, lo recomendable es utilizar un software específico, como Total Network Inventory (TNI) – una solución de herramientas de software efectiva para llevar a cabo una contabilidad de gran calidad del software y las licencias de la red.

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Cómo organizar documentación corporativa

La documentación informática puede dividirse en lo siguiente:

• Documentos para el producto de software.
• Para el sistema automatizado.
• Para el servicio de las soluciones.
• Para el hardware.
• Otra documentación sobre el mantenimiento.

Tanto si es desarrollador de software como si ha adquirido una licencia de software o actualizado su equipo de hardware, debería asegurarse de que toda la información importante se almacena en el mismo lugar. Cierta documentación técnica (licencias, acuerdos, contratos, hojas de datos, manuales, instrucciones, etc.) será esencial durante la renovación de contratos y licencias, además de en la formación de nuevos empleados que proporcionan soporte a la infraestructura informática de la empresa.

Almacenar información digitalmente es el primer paso para hacer que sus registros corporativos estén en orden. Además de conseguir comodidad y una forma de realizar búsquedas rápidas de lo que necesite, los datos digitales pueden ser objeto de auditorías de forma sencilla y disponen de un elevado nivel de seguridad. Para la mayoría, imprimir un documento y guardarlo en una carpeta se ha convertido en una tarea rutinaria, un tipo de prueba de confirmación de que el trabajo se ha llevado a cabo. No obstante, cuando la empresa se enfrenta a la tarea de realizar inventario, se han perdido los papeles que son necesarios.

El segundo y último paso trata de la indización de contenido y la estandarización de almacenamiento de documentos. Esta tarea puede llevarse a cabo utilizando software especializado que será responsable del registro adecuado de los datos recibidos.

Beneficios de la documentación de los recursos informáticos

Todo propietario de negocio debería llevar a cabo la documentación informática, de la misma forma que todas las organizaciones que disponen de grandes recursos técnicos utilizan software diverso y modernos canales de comunicación. Debería llevarse a cabo una auditoría en los siguientes casos:

• La adquisición de una empresa o la fusión de varias organizaciones en un holding o corporación y para analizar el estado empresarial actual y evaluar el estado de los sistemas informáticos.
• La actualización de la infraestructura informática existente: actualizar programas, equipamiento.
• La detección, el control y la eliminación de los «puntos débiles» de los sistemas. Un inventario eficiente ayuda a reducir la carga de trabajo del equipo de asistencia técnica, ahorra recursos en la formación de empleados, optimiza significativamente los procesos laborales de la empresa y reduce el riesgo de sufrir dificultades relacionadas con la auditoría.

Utilización de una solución de software única para la documentación informática

TNI es un software flexible que satisface las necesidades de cualquier usuario. Es la solución perfecta para las empresas que valoran su tiempo y saben que el inventario de la infraestructura informática no consiste únicamente en una formalidad, sino que también es un paso importante en la mejora del control y la generación de informes precisos. Las principales ventajas del software son:

• En la adquisición de una empresa o una fusión de múltiples organizaciones en un holding o corporación: para analizar el estado empresarial actual y evaluar el estado de los sistemas informáticos.
• Una base de datos incorporada de programas: en la que se almacenan los datos sobre cada licencia que posee la organización, junto con marcos, claves, fechas de caducidad y documentos que los acompañen.
• El estado de las licencias: las claves del software instalado se detectarán automáticamente en todos los dispositivos, por lo que recibirá información actualizada sobre las licencias.
• La automatización de la documentación sobre el equipamiento informático (equipamiento de oficina): para crear un informe detallado sobre cada equipamiento en tan solo unos clics. Puede agrupar dispositivos, añadir comentarios, obtener información sobre el SO y el software instalado, y mucho más.
• También es posible crear varios códigos de barras para auditorías y marcar el equipamiento.
• La generación de informes flexibles para diferentes categorías de datos y mucho más.

Junto con TNI, la documentación sobre la red se convertirá en una experiencia agradable y no en una tarea rutinaria, agotadora y monótona.